ERP Systeme – Ein Einblick in die Welt der Prozessoptimierung

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise-Resource-Planning. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und für den eigenen unternehmerischen Erfolg zu sorgen geht es in der modernen Wirtschaft vor allem um Schnelligkeit. Um den Marktentwicklungen besonders innovativ und dynamisch zu begegnen ist es von großer Bedeutung die internen Prozesse zu ordnen, um Aufmerksamkeit und Ressourcen auf die wirklich wichtigen Dinge lenken zu können. ERP-Systeme sind dabei nicht mehr weg zu denken. Die Wahl des richtigen ERP-Systems kann jedoch zwischen großem Erfolg und endgültigen Ruin entscheiden. Auf welche Faktoren kommt es also bei der Wahl des richtigen ERP-Systems an? Und was heisst ERP eigentlich? 

Die Funktionsweise eines ERP-Systems

Ein ERP (Enterprise Resource Planning) behandelt zusammengefasst die Planung und Koordination von Ressourcen im Unternehmerischen Kontext. Ziel eines ERP-Systems ist es alle Bereiche und Geschäftsprozesse eines Unternehmens interaktiv abzubilden, um Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Werkstoffe und Informations- und Kommunikationstechniken strategisch und gewinnbringend einzusetzen. Das Ergebnis ist eine hohe Produktivität wie Kontinuität, Effizienz, Versorgungssicherheit, Qualität, Flexibilität und niedrige Durchlaufzeit und Kapitalbindung, was sich in einer allgemeinen erhöhten Wettbewerbsfähigkeit äußert. Verwirklicht wird dies durch IT-Systeme, welche den Branchenanforderungen entsprechend konzipiert und aus vielen Modulen bedarfsgerecht zusammengesetzt werden. Die Funktionsweise eines ERP-Systems beruht dabei auf dem Prinzip, dass die verschiedenen Module die im gesamten Geschäftsprozess entstandenen Daten aus allen Bereichen gesammelt in einer Datenbank speichern. Funktionale Abgrenzungen, werden dadurch aufgehoben und alle Bereiche, wie beispielsweise Materialwirtschaft, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Vertrieb, Marketing, Forschung und weitere, werden auf einer neuen, geordneten Ebene miteinander verknüpft. 

Die Vorteile eines ERP-Systems

erp-system-vorteileDas Implementieren eines ERP-Systems bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Zum einen wird, durch die Integration der Informationen und Anwendungen in ihrer Gesamtheit, die Durchlaufgeschwindigkeit von verschiedenen Arbeitsprozessen reduziert und erleichtert. Arbeitsabläufe werden meist schon bei der Einführung des ERP-Systems auf den Prüfstand gestellt. Best Practices und die Einhaltung von Compliance-Regeln wie der Verfahrensdokumentation, werden von der Software oft unterstützt.  

ERP-Software ist modular konzipiert und vernetzt die Daten verschiedener Bereiche im Unternehmen, wodurch alle Mitarbeiter die relevanten Daten aus den jeweils anderen Bereichen aufrufen können und alle von einheitlichen und vollständigen Informationen profitieren. Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Vertrieb und Service, Buchhaltung und Projektmanagement, alle Bereiche sind in einer Datenbank verknüpft und lassen sich miteinander abgleichen. Man erhält dadurch wertvolle Informationen darüber, wie lange es dauert seinen Bestand zu verkaufen, was die best-laufendsten Produkte sind, die profitabelsten Verkaufskanäle und vieles mehr. Diese interdisziplinäre Zusammenarbeit wird durch den Gebrauch durch Dokumentenmanagement- und Projektmanagement-Systeme ermöglicht und befähigt Teams an verteilten Standorten an denselben Ressourcen zusammen zuarbeiten, ohne das wertvolle Geschäftsinformationen dabei an die Öffentlichkeit gehen.  

Durch die Integrierung von vollständigen, verlässlichen und aktuellen Zahlen aus allen Abteilungen werden flexible und aussagekräftige Berichte ermöglicht. So lassen sich sowohl Standardberichte als auch individuelle Auswertungen erstellen. Es entsteht ein Reporting nach Maß das alle Unternehmensebenen, vom Geschäftsführer über die Abteilungsleitung bis hin zur Sachbearbeitung, jederzeit auskunftsfähig macht. Dabei werden die Daten nie doppelt erfasst, wodurch keine Übertragungsfehler und Inkonsistenzen entstehen können. Rechnungen können automatisiert, vollständig und korrekt erstellt werden da Positionen und Abrechnungsdaten aus den anderen Bereichen übernommen werden. Das Reporting/Controlling beispielsweise bekommt dadurch keine widersprüchlichen Angaben zu demselben Sachverhalt. 

Doch der Hauptvorteil eines ERP-Systems sind die allgemeinen Kostensenkungen die sich bei korrekter Implementierung beobachten lassen. Greifen die Unternehmensabläufe erst einmal reibungslos ineinander, werden Praktiken wie Just-in-Time-Lieferungen und -Leistungen durch Ressourcenoptimierung ermöglicht. Das Vorhalten von Personal und überschüssigem Lagerkapazitäten wird vermieden und durch das elektronische Rechnungswesen werden alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Dabei spart man sich zugleich durch die digitale Archivierung von Dokumenten Büromaterial und -Personal, und vor allem eines: Geld. 

Nachteile eines ERP-Systems

erp-system-nachteileDoch obwohl ERP-Systeme immer wieder beweisen, dass sie das Potential haben Unternehmen auf ein ganz neues Level zu bringen, gibt es auch Aspekte die gegen eine ERP-Implementierung sprechen können. Denn die Einführung eines ERP-Systems ist häufig mit hohen Kosten und einem langen komplizierten Weg der Integrierung verbunden der sich über mehrere Jahre ziehen kann. Eine sich ständig wandelnde Weltwirtschaft zwingt Unternehmen sich ständig weiterzuentwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Verändern sich die Geschäftsprozesse muss sich zugleich auch das ERP-System mitverändern, was viel Aufwand in Sachen Customizing, Schulung und Wartung bedeutet. Veralteten Systemen können durch komplizierte Benutzeroberflächen demotivierend wirken. Und einzelne Lizenzierungsmodelle können unter Umständen eine große Abhängigkeit von dem Hersteller des ERP-Systems entstehen lassen. Diese Aspekte lassen vor allem kleine Unternehmen von einer Entscheidung für ein ERP-System vorerst absehen. 

Die verschiedenen ERP-Modelle

erp-system-modelleMan unterscheidet bei ERP-Systemen in der Regel zwischen On-Premise Software und SaaS-Systemen. On-Premise oder On-Prem (in den eigenen Räumlichkeiten, vor Ort oder lokal) beschreibt ein Modell, bei dem das System auf privaten Servern und durch Hardware vor Ort realisiert wird, was den Vorteil der absoluten Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur und die Unabhängigkeit von externen Dienstleistern bedeutet. On-Premise Software zieht jedoch einen hohen Kostenaufwand für die eigenen Systeme, selbstständige Verwaltung und Instandhaltung und dadurch den Einsatz von eigenem IT-Personal mit sich.  

Mit SaaS (Software-as-a-Service)-Systemen hingegen, werden Software und IT-Infrastruktur bei einem externen Dienstleister betrieben, und meistens über einen Web-Browser verwendet. Dadurch spart man sich hohe Ausgaben für eigene Systeme und Mitarbeiter, ist flexibel in der Anpassung und Verwendung speziellere Module und hat den Vorteil mit Experten zu arbeiten, die man nicht extra anstellen muss. Trotz der hohen Sicherheitsstandards besteht jedoch immer ein gewisses Risiko, sensible Daten zu verlieren, wenn man diese weg gibt. Dieser Aspekt und die Tatsache, dass man sich mit der Unterstützung durch einen externen Dienstleister in eine Abhängigkeit begibt, können gegen eine SaaS-Lösung sprechen. 

Eine weiterer Begriff auf dem ERP-Markt ist die Open-Source-Software (OSS), welche kostenfrei zu nutzen ist und über einen offenen Quellcode verfügt, sodass man diesen nach Belieben an die eigenen Prozesse anpassen kann. Hierfür sind jedoch wieder Programmierkenntnisse oder IT-Dienstleister erforderlich, was einen hohen Zeit- und Kostenaufwand bedeutet.  

Für die die sich nicht entscheiden können, welches System für die eigenen Interessen das Beste ist, gibt es außerdem die Möglichkeit, hybride ERP-Systeme einzusetzen. Das kann so funktionieren, dass zum Beispiel einige Teile des Systems in dem eigenen Unternehmen betrieben werden, während andere Bereiche in der Cloud verarbeitet werden. Oder man entscheidet sich durch Konsolidation mehrere ERP-Anbieter gleichzeitig zu beanspruchen und sich sein ERP-System den individuellen Bedürfnissen entsprechend zu gestalten. 

ERP-Systeme: SAP, Oracel und mehr

erp-system-auswahlDas mit Abstand verbreitetste ERP-System weltweit ist das der in Deutschland gegründeten Firma SAP, welche 1972 damit begann eine Standard-Anwendersoftware für die Echtzeitverarbeitung von Geschäftsdaten zu entwickeln. Was zuerst als Finanzbuchhaltungssystem konzipiert wurde, entwickelte sich kontinuierlich weiter und im Laufe der Zeit kamen immer mehr Module hinzu, was auch bis heute das Markenzeichen SAPs ist. Weitere Große Namen im ERP-Markt sind Oracle, Infor und der Software Gigant Microsoft.  

Wer im E-Commerce tätig ist weiß, wie wichtig es ist flexibel in den eigenen Geschäftsprozessen und anpassungsfähig an die sich rapid wandelnde Welt des Online Handels zu sein. Hohe Anforderungen an niedrige Lieferzeiten, perfekten Kundenservice und niedrige Preise treiben die Erwartungen an E-Commerce Seller stetig in die Höhe. ERPs können dabei helfen, gerade beim Vertrieb über mehrere Verkaufskanäle, den Aufwand für den Händler so gering wie möglich zu halten, um schnell auf die Launen des Marktes und die wachsenden Anforderungen reagieren zu können. Im Optimalfall sieht das so aus, dass sich die Software automatisch mit dem Onlineshop verbindet, die Bestellungen und die dazugehörigen Zahlungseingänge und Warenausgaben automatisch im eigenen System verbucht, eine Nachbestellung beim Lieferanten auslöst und die Unterlagen für den Versand vorbereitet. Es gibt zahlreiche ERP-Anbieter, dessen Angebot sich speziell auf Online-Geschäfte ausrichten lassen, wie beispielsweise Plentymarkets. Der SaaS-Anbieter integriert eine Multichannel-Verbindung verschiedener Marktplätze, unter anderem Amazon und ebay, und bietet gleichzeitig die Möglichkeit das System als Middleware an die eigenen Systeme anzuknüpfen. 

Die Auswahl des eigenen ERP-Systems

Die Entscheidung zu treffen, welches ERP-System für die eigenen Bedürfnisse das Richtige oder ob der Zeitpunkt für eine ERP-Implementierung sinnvoll ist, fällt vielen Betrieben nicht leicht. Zurecht wenn man bedenkt, dass es ca. 300 unterschiedliche ERP-Standardlösungen und ungefähr 1.500 branchenspezifische Modul-Lösungen gibt.

Grundsätzlich muss man sich bei solchen Entscheidungen an den eigenen Bedürfnissen orientieren. Die Frage sollte im Normalfall nicht lauten, wie man sich am Besten an das System anzupassen hat, sondern wie einen das System dabei unterstützen kann die eigenen Ziele effizienter voranzutreiben. Hilfreich dabei ist es den eigenen Businessplan zur Hand zu nehmen und sich mit Hilfe von externen Beratern, Schulungen oder Tools wie einem “Lastenheft”, einer Anforderungsliste mit der sich systematisch erarbeiten lässt, was man von einem ERP-System erwartet, zu überlegen, was man wirklich braucht um in seinen Zielvorhaben voran zu kommen.